Klar Schiff auf dem Schreibtisch

Unglaubliche 5,5 Wochen verbringen Menschen durchschnittlich im Jahr mit der Suche nach Dokumenten und anderen Dingen in Büro und Haushalt. Dies zumindest hat eine Studie des Stuttgarter Fraunhofer-Instituts für Produktionstechnik und Automatisierung ergeben. Dazu kommt, dass Unordnung und Desorganisation auf Dauer krank machen, da sie mit ganz viel Stress verbunden sind. Kopfweh, Magenprobleme oder ein zu hoher Blutdruck können also unter anderem von einem zugemüllten Schreibtisch ausgelöst oder verstärkt werden.

Pfiffige Tipps für mehr Ordnung

Mylène Alt, Gründerin und Inhaberin der Firma BüroProjekt in Heerbrugg (SG), ist von Berufs wegen Aufräumerin und Optimiererin. Hier ihre besten Tricks, die für Übersicht auf dem Schreibtisch sorgen. Übrigens lassen sich viele Tipps in angepasster Form auch auf den privaten Haushalt übertragen.

• Wählen Sie ein einfaches System. Eine leicht verständliche Struktur lässt sich in Kürze anwenden und die ersten Erfolgserlebnisse stellen sich bald ein.

• Am besten schaffen Sie sich ein Posteingangsfach an, das sich in einiger Distanz zum Arbeitsplatz befindet. Damit ist klar, was noch nicht gesichtet und bearbeitet ist. Damit erzieht man sich selbst ebenso wie die Teamkollegen und den Chef. Je mehr Ordnung jemand auf seinem Pult hat, umso höher ist die Hemmschwelle für andere, Dinge einfach darauf zu platzieren.

• Wer ein Dokument ins Eingangsfach legt, notiert darauf, Datum, Absender und was zu tun ist. Wer diffuse Aufträge erteilt oder entgegennimmt, schafft Stress auf allen Seiten.

• Schon beim ersten Sichten eines Auftrags oder Dokuments eine Entscheidung treffen. Wichtigste und erste Frage, die es zu klären gilt: Bin ich überhaupt zuständig? Wenn nicht: Weiterleiten oder delegieren. «Unbedingt rasch delegieren, damit nicht andere für mich Zeit aufholen müssen», sagt Mylène Alt.

• Keine unnötige Zeit verstreichen lassen. Wenn etwas innert fünf Minuten erledigt werden kann, am besten gleich machen. Wenn mehr Zeit dazu nötig ist, die Aufgabe terminieren und in ein Sichtmäppli ablegen. Die Mäppli chronologisch in ein eigenes Ablagefach «Pendenzen» legen.

• Auch in der digitalen Post Ordnung schaffen. Legen Sie eine Mailstruktur an, in der sich aussagekräftig beschriftete virtuelle Ordner befinden.

• Keine Ordner mit «Diverses» oder «Verschiedenes» anlegen. Wenn in einen Ordner verschiedene Themen oder Unterthemen abgelegt sind, gehören aussagekräftige Schlagwörter auf den Ordnerrücken. Im Innern des Ordners sorgen gut angeschriebene Register für Übersicht.

• Beim Ablegen von Dokumenten klar und entschieden handeln. Auch Ablage- und Aufbewahrungssysteme müssen logisch und nachvollziehbar beschriftet sein. Es muss auch nicht alles aufbewahrt werden.

• Bevor man nach Hause geht, wegräumen, was unnötigerweise auf dem Schreibtisch herumliegt. Das erhöht die Motivation am nächsten Morgen mit der Arbeit zu beginnen.

• Entfernen Sie Dinge, die Sie nicht täglich brauchen aus Ihrem Sichtbereich. Auf dem Schreibtisch sollte sich nur die Aufgabe befinden, an der momentan gearbeitet wird. Dies minimiert die Gefahr der Verzettelung. Wer Berge von Unerledigtem im Sichtbereich hat, führt sich vor Augen, was noch alles zu tun ist. Das erhöht das Gefühl von Druck und Anspannung. Besser mit Reminder-Systemen im Kalender arbeiten.

• Den Schreibtisch gut einteilen. Auf der Schreibfläche sollte möglichst wenig herumliegen. Ein freier Tisch führt zu einem freien Kopf.

• «Wie sieht es denn bei Ihnen aus?» Überlegen Sie sich, welche Signale Sie durch den Zustand Ihres Schreibtisches aussenden. Ein aufgeräumter Schreibtisch zeugt von einer gut organisierten Person, die ihren Job im Griff hat und der man einiges zutraut. Ordnung ist eine einfache und sehr wirkungsvolle Art von Selbst-PR.

• «Das Genie beherrscht das Chaos.» Das sagte einst Albert Einstein. Mylène Alt meint dazu: «Ich persönlich würde mein Genie lieber für schönere Dinge nutzen …» Und man erinnert sich: 5,5 Wochen pro Jahr und Person wird in Büros und Privatwohnungen nach Akten, Dokumenten und Dingen des täglichen Gebrauchs gefahndet!