Voir clair sur son bureau

5,5 semaines par année. C’est le temps que passent en moyenne les gens à chercher des documents et d’autres objets introuvables au travail et à la maison. Tels sont du moins les résultats d’une étude réalisée par l’Institut Fraunhofer de technique de production et d’automatisation, à Stuttgart. Sans oublier le fait que le désordre peut rendre malade, à long terme, vu qu’il est accompagné d’une bonne dose de stress. Maux de tête, problèmes digestifs ou hypertension peuvent donc être provoqués ou renforcés par un bureau en désordre.

Conseils avisés pour avoir plus d'ordre

Mylène Alt, fondatrice et propriétaire de l’entreprise BüroProjekt à Heerbrugg (SG), a fait du rangement et de l’optimisation de l’espace sa spécialité professionnelle. Elle nous dévoile ici ses meilleurs tuyaux pour avoir un bureau «propre en ordre». Par ailleurs, beaucoup de ces conseils peuvent tout à fait être appliqués à la maison en les adaptant.

• Choisissez un système de rangement simple. Une méthode facile à comprendre peut être appliquée sur-le-champ et les premiers résultats sont visibles instantanément.

• Equipez-vous d’une boîte aux lettres. Placez un casier consacré au courrier entrant à une certaine distance de votre poste de travail et demandez à vos collègues et à votre chef d’y glisser tous les documents à traiter. Utilisez, vous aussi, ce casier et ne vous contentez pas de poser toute la paperasse sur votre bureau. Plus votre bureau aura l’air en ordre, moins vous serez tenté d’y déposer des choses.

• Notez les attentes, l’expéditeur et la date. Chaque personne qui dépose un document dans ce casier y notera: ce qu’elle attend du destinataire, le nom de l’expéditeur et la date. En effet, un collègue qui distribue des mandats trop confus provoque involontairement un sentiment de stress chez les deux parties.

• Prenez une décision dès que vous avez pris connaissance d’un document. Peut-être n’êtes-vous pas la personne compétente pour le traiter ou peut-être pouvez-vous déléguer telle tâche à l’un de vos collègues. A propos de déléguer, Mylène Alt rappelle qu’il faut le faire très rapidement, pour ne pas qu’une autre personne doive payer les pots cassés suite à votre propre retard.

• Ne perdez pas inutilement du temps. Si quelque chose doit être effectué dans les cinq minutes, faites-le tout de suite. Si vous avez besoin de plus de temps, notez cette tâche dans votre agenda et glissez les documents dans une chemise transparente. Choisissez par exemple un casier où vous déposerez tous les documents en cours de traitement.

• Mettez aussi de l’ordre dans votre courrier électronique. Organisez votre système e-mail grâce à des sous-dossiers portant un intitulé clair et précis.

• Bannissez les dossiers intitulés «divers» – qu’il s’agisse de papiers ou de mails. Si vous regroupez différentes thématiques dans un même dossier ou un classeur, organisez le tout à l’aide d’intercalaires et inscrivez bien en détail ce qui s’y trouve: il faut que l’on puisse voir avant de l’ouvrir que tel dossier est consacré à plusieurs sujets.

• Lorsque vous décidez de classer un document ou de vous en débarrasser, faites-le! Les systèmes de rangement et de conservation doivent aussi être logiques et compréhensibles. Il ne faut pas tout conserver.

• Le soir, avant de rentrer à la maison, rangez tout ce qui se trouve sur votre bureau. Le lendemain matin, vous serez bien davantage motivé à vous mettre au travail.

• Eliminez de votre champ de vision les objets dont vous n’avez pas besoin tous les jours. Il ne devrait y avoir sur votre bureau que l’objet ou le document sur lequel vous travaillez à ce moment précis. Cela réduit le risque d’être distrait par autre chose ou de se disperser. Si vous avez plusieurs dossiers dans votre champ de vision, vous risquez de penser sans cesse à tout ce qu’il vous reste à faire. Il ne faut donc pas hésiter à utiliser un système de rappel des tâches à effectuer.

• Organisez bien votre bureau. La zone consacrée à l’écriture devrait être vide. Faire le vide sur votre bureau contribuera aussi à faire de la place dans votre tête.

• Pensez aux signaux que donne l’état de votre bureau vers l’extérieur. L’apparence extérieure en dit beaucoup sur l’état intérieur – et cela vaut également pour le bureau. On fera davantage confiance à une personne qui range bien son bureau et qui semble bien organisée de manière générale. On aura l’impression que cette personne gère bien son job. L’ordre, c’est une technique simple et très efficace en matière de relations publiques.

• «Seul le génie maîtrise le chaos.» C’est ce que disait jadis Albert Einstein. Mylène Alt a son avis sur la question: «Personnellement, je préfère utiliser mon génie autrement…» Et l’on se souvient: on passe 5,5 semaines par an au bureau et chez soi à chercher des documents et des objets de la vie quotidienne.